+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Где указывается исходящий номер письма

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Отчет по проекту за 30 секунд

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Любой документ компании нужно идентифицировать, чтобы легче было его искать и контролировать. Особенно это касается входящей и исходящей корреспонденции.

Как правильно нумеровать исходящие письма, расскажем в статье. Нумерация исходящих писем — обязанность специалиста, которого назначили ответственным за подготовку к отправке исходящей корреспонденции организации. Это может быть секретарь или работник службы делопроизводства.

Основная цель, с которой производят нумерацию исходящих документов — присвоить бумаге уникальный идентификационный регистрационный номер. По сути, это буквенно-цифровой код, который позволяет без проблем распознать и найти любой документ по запросу. Кроме того, номер может содержать определенную информацию, например, о подразделении, в котором разработали документ.

В процессе нумерация исходящих писем важно соблюдать главный принцип — последовательность присвоения номеров в зависимости от даты регистрации. Принцип подразумевает, что письмо, чей регистрационный номер больше, было отправлено позже того, чей регистрационный номер меньше. Ещё одно правило, которого следует придерживаться неукоснительно — регистрация производится единожды.

Регистрируют исходящие документы в день подписания. Нумерация исходящих писем — подтверждение юридической силы документа, обязательный реквизит , отсутствие которого делает письмо юридически ничтожным. Смотрите схему в журнале. Естественно, что исполнитель, который занимается нумерацией исходящих писем, не может держать в голове все номера, которые уже присвоили документам.

Сведения о каждом исходящем документе одновременно с регистрацией вносят в отдельный журнал , предназначенный именно для учёта исходящей корреспонденции. Номер присваивают с учётом нумерации предыдущего документа, по порядку и по возрастанию. Скачайте документ. Чем полнее информация об исходящем документе , отображаемая в журнале, тем проще будет идентифицировать его. Примерный набор сведений, которые нужно учесть при регистрации:. Обратите внимание! Если будете вести нумерацию исходящих документов в компании по отдельным категориям, добавьте дополнительный индекс в регистрационные номера.

Так сможете выделить эту категорию при поиске. По усмотрению организации, его можно дополнять цифровыми или буквенными кодами индексами в соответствии с используемыми классификаторами индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др. Как нумеровать исходящие письма работодатель вправе решать самостоятельно. Образец нумерации нужно утвердить в учетной политике компании.

Если отделам присвоены сокращенные наименования или буквенные индексы, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:. Как и в случае с входящей корреспонденцией , исходящие письма также регистрируют не всегда. Так, не нужно нумеровать:.

В некоторых случаях перечисленные документы отправляются вместе с сопроводительными письмами. Нумеровать сопроводительное письмо нужно обязательно. Нумерация новая с нового года начинается и у входящих, и у исходящих писем. То есть, первому исходящему письму, зарегистрированному в новом календарном году, присваивайте порядковый номер 1. Далее письма нумеруйте подряд, в порядке регистрации. А вот журнал регистрации нет смысла заводить каждый год новый. Достаточно разделить записи по каждому году визуально, например, указав год на отдельной страничке журнала.

Когда журнал регистрации исходящих писем ведется вручную, может случиться, что несколько номеров при регистрации пропустили и, например, за номером идет номер Исправить такую ситуацию уже невозможно — скорее всего, исходящие письма с неправильными номерами уже отправили адресатам. С другой стороны, номер каждому письму присвоили и адресату всё равно, под каким номером это письмо зарегистрировали.

Свою подпись под этой записью должен поставить работник, которому поручили вести журнал регистрации и нумерацию исходящих писем. Избежать подобных неприятных ситуаций можно, если вести журналы регистрации в электронном виде. В системах электронного документооборота нумерация исходящих писем производится автоматически, и какая-либо ошибка здесь исключена.

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве осуществляется в день подписания документа. Чтобы не возникло путаницы, регистрационный номер присваивается на основании предыдущих записей в журнале учета исходящей корреспонденции.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Документооборот Регистрация документов. Нумерация исходящих писем в делопроизводстве.

Темы: Документооборот Документы делопроизводства Регистрация документов Оформление документов. Какой набор сведений нужно учитывать при регистрации входящих и исходящих документов Скачайте бесплатно. Пример: Исх. Если отделам присвоены сокращенные наименования или буквенные индексы, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: Исх. Итог: Нумерация исходящих писем в делопроизводстве осуществляется в день подписания документа.

Приемы, которые улучшат ваше здоровье Деловое письмо в вопросах и ответах. Полезные шпаргалки для секретарей и делопроизводителей Документ месяца: гарантийное письмо. Всё об оформлении: от реквизитов до формулировок Как правильно составить бланк документа: лайфхаки Приказы против распоряжений: как наконец-то перестать путаться в этих документах Три приложения для ежедневной заботы о вашем здоровье: Sworkit, Foccus и Down Dog.

Читайте в электронном журнале Новый ГОСТ по делопроизводству и еще три документа, которые поменяют вашу работу в году Как наладить работу с исходящими документами компании: пять главных шагов Как оформить опись дел по личному составу Как справиться со стрессом. Приемы, которые улучшат ваше здоровье и отношения Путешествие мечты для вашего босса: проект, в котором нет мелочей.

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов.

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Журнал регистрации исходящих документов в году заполняйте по-новому. Топ вопросов февраля: проверки, штрафы, увольнения.

Как обновить документы под новые Правила по охране труда. Какие новые акты должны исполнять компании, чтобы не попасть на штраф от ГИТ. Как увеличится размер пособий с 1 февраля года. Статьи по теме.

Журнал инструктажа по действиям в чрезвычайных ситуациях. Какие документы входят в систему организационно-правовой документации. Регистрация входящих документов. Парафирование договора: что это такое и как его оформить. Как оформить выписку из протокола: осваиваем теорию и изучаем образец. Вопросы по теме. Как правильно нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации?

Нужно ли вести журнал регистрации уничтожения персональных данных? Что делать, если потеряли журнал учёта? Почему дела имеют срок хранения? Получить демодоступ или сразу подписаться. Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры Карта сайта.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 x мм или А5 x мм. Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Регистрация исходящих документов

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства.

Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер. Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя. Обратите внимание на наличие приложений к письму. Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных. Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет. Однако на практике чаще всего используется таблица со следующими графами:- дата;- номер исходящего документа;- адресат;- краткое содержание заголовок ;- составитель документа;- примечание.

Исходящая нумерация писем и приказов

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем.

.

.

поздравительные письма и телеграммы; Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например.

Регистрация входящих документов

.

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2021 pokrov-cherkessk.ru