+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Документы располагаются в хронологическом порядку от 1 100 или от 100 1

Ежедневно в каждой организации создаётся множество документов разных сроков хранения. Необходима чёткая организация всего этого массива, обеспечивающая эффективное исполнение документов и их быстрый поиск, чтобы не утонуть в таком бумажном море. Вопросы разработки этих документов были рассмотрены в предыдущих публикациях 1. В этой статье остановимся на практических аспектах организации делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел, формирования и оформления дел, их отбора и подготовке к передаче в архив организации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Обратная связь

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Первый Бит - Обязательная маркировка духов и туалетной воды: что нужно знать

Информационно-правовая система нормативных правовых актов Республики Казахстан. Утвердить прилагаемые Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами.

Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования. Премьер-Министр Республики Казахстан Б. Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами далее — Правила определяют порядок комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами далее — архивы.

Порядок деятельности специальных государственных архивов государственных органов Республики Казахстан помимо настоящих Правил определяется нормативными правовыми актами государственных органов, в которых имеются специальные государственные архивы.

Комплектование архивов документами Национального архивного фонда и другими архивными документами осуществляется путем установления источников его комплектования, отнесения архивных документов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, определения состава архивных документов, подлежащих приему в архивы, приема-передачи архивных документов в архивы.

Негосударственные юридические лица, а также физические лица включаются в список источников комплектования на основании договора.

Включение организаций, указанных в пункте 4 настоящих Правил, в список источников комплектования производится на основании следующих критериев:. Физические лица включаются в список источников комплектования на основании следующих критериев:.

Списки источников комплектования составляются архивом по форме, утверждаемой уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления далее — уполномоченный орган. Государственные архивы областей, городов республиканского значения, столицы составляют сводные списки источников комплектования области города республиканского значения, столицы.

Списки источников комплектования рассматриваются экспертно-проверочной комиссией далее — ЭПК архива или местного исполнительного органа далее — МИО и направляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа далее — ЦЭПК.

Решение о включении и исключении организации из списка источников комплектования доводится до сведения руководства организации. Порядок составления и утверждения списка источников комплектования специального государственного архива определяется правовыми актами государственного органа, в котором он создан, согласованными с ЦЭПК. Работа по уточнению списков источников комплектования проводится на постоянной основе. Изменения и дополнения в список источников комплектования вносятся по решению ЭПК в случаях:.

Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования проводятся не реже одного раза в пять лет. Архив формирует список потенциальных источников комплектования. К ним относятся негосударственные юридические лица, в которых образуются документы Национального архивного фонда, но договоры о передаче их на государственное хранение не заключены.

На каждую организацию, являющуюся источником комплектования, ведется наблюдательное дело, которое включает документы, характеризующие его правовой статус, деятельность, организацию документационного обеспечения управления и хранения архивных документов. Для учета работы с источниками комплектования ведет учетно-справочные картотеки и базы данных. Архив оказывает документационным службам, ведомственным архивам и экспертным комиссиям источников его комплектования методическую и практическую помощь, в том числе на платной основе в пределах его компетенции.

Включение архивных документов в состав Национального архивного фонда осуществляется на основе экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов проводится на основе:. При проведении экспертизы ценности документов каждая единица хранения на бумажной основе просматривается полистно, фотодокументы просматриваются, фонодокументы прослушиваются, кино и видеодокументы просматриваются и прослушиваются на монтажном столе или на экране.

В результате экспертизы ценности документов архивом составляются описи дел, документов постоянного хранения, описи дел, документов долговременного свыше 10 лет хранения, описи дел по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по формам, утверждаемым уполномоченным органом и согласовываются с ЭПК архива или МИО.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших на хранение в неупорядоченном виде, архив составляет описи постоянного хранения описи долговременного свыше 10 лет хранения, описи по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению без согласования с источниками комплектования. В опись постоянного хранения включаются документы, входящие в состав Национального архивного фонда. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей постоянного хранения и описей по личному составу.

Не подлежат уничтожению копии особо ценных документов и дублетные экземпляры документов с визами, резолюциями, пометами и правками. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных архивных фондов составляются рабочие планы проведения экспертизы ценности документов и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению.

К группам документов в перечнях документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на постоянном хранении, и о документах, отобранных к уничтожению. Документы, отложившиеся в период до года включительно, личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве до года включительно, уничтожению не подлежат.

Уничтожение документов, отложившихся в период с по годы, осуществляется по согласованию с уполномоченным органом. Архивные документы, подлежащие уничтожению, подлежат переработке в соответствии с пунктами - настоящих Правил. Прием документов Национального архивного фонда от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, утверждаемым руководителем архива по согласованию с руководителем организации, являющейся источником комплектования. Внеплановый прием документов Национального архивного фонда, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Прием на депозитарное хранение документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда, осуществляется путем заключения договора.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в договоре. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном виде с НСА и страховыми копиями на особо ценные документы при их наличии.

При приеме архивных документов проводятся проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов и страховых копий на особо ценные документы, проверка комплектности учетных документов. Прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение и производится по номенклатуре дел, при ее отсутствии — по описи, составляемой организацией.

Прием дел, документов производится поединично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке.

Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы заменяются копиями при их наличии.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение по форме, утверждаемой уполномоченным органом, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается историческая справка к архивному фонду.

Документы физических лиц, отнесенные к составу Национального архивного фонда, принимаются в архив по договорам дарения, купли-продажи, завещанию или решению суда на основании решения ЭПК архива или МИО.

Прием указанных документов в архив оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения по форме, утверждаемой уполномоченным органом. В случае принятия решения по результатам экспертизы ценности документов о полном или частичном возврате указанных архивных документов оформляется акт возврата архивных документов личного происхождения в двух экземплярах по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами возвращается их собственнику или владельцу. Документы постоянного и долговременного свыше 10 лет хранения, поступившие в архив в неупорядоченном виде до составления описи, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций и других отметок на них.

На обложке дела указываются наименования фондообразователя, его структурного подразделения, номер индекс дела, заголовок дела, дата дела тома, части , количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. Документы, отнесенные к культурным ценностям, и особо ценные документы хранятся в твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах коробках или тубусах.

Аудиовизуальные документы принимаются в архив на постоянное хранение в следующем комплекте:. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:. Научно-техническая документация принимается на хранение по описям, составленным по группам: научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектно-сметная, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая, землеустроительная, лесоустроительная и иная документация на различных носителях информации.

Электронные документы принимаются на хранение с программными средствами, позволяющими их воспроизвести, и сопроводительной документацией. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и так далее , включаются в состав Национального архивного фонда и вносятся в опись.

Прием секретных документов от источников комплектования осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах. Архивные документы, принятые архивом от ликвидированной организации, являвшейся источником комплектования, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения.

Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности.

Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности в случае отсутствия правопреемника или вышестоящей организации, принимаются на хранение в архив. Передача архивных документов, находящихся в государственной собственности, из одного архива в другой осуществляется на основании решения уполномоченного органа или МИО, согласованного с уполномоченным органом, в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов.

При передаче составляется акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей, дело архивного фонда и лист архивного фонда.

Комплектование архива архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для Республики Казахстан, заключается в:. Уполномоченный орган осуществляет координацию работы архивов по выявлению и приобретению архивных документов или их копий на правах подлинников по истории Казахстана за рубежом.

Прием полученных из-за рубежа архивных документов или копий на правах подлинников в архив осуществляется на основании договора между собственником указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре оговариваются особые условия использования передаваемых архивных документов или копий на правах подлинников.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение. Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Национального архивного фонда и подлежат государственному учету.

В архиве документы Национального архивного фонда и другие архивные документы организуются по архивным фондам. По отношению к отдельным видам архивных документов допускается их не фондовая организация в соответствии с пунктами 82 - 85 настоящих Правил. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция.

Работа по определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов, определению юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда, хронологических границ архивных фондов осуществляется в источниках комплектования на стадии делопроизводства в процессе формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и отбора документов для передачи на государственное хранение в архив, в архиве — при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

Сведения о принадлежности документов к определенному архивному фонду указываются на обложке дела. Фондовая принадлежность научно-технической документации определяется по следующим признакам:.

Научно-техническая документация, созданная организацией разработчиком проекта темы , поступает на постоянное хранение в составе фонда организации генерального проектировщика.

В случае реорганизации организации законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой организации, а незаконченные дела, передаются правопреемнику для окончания делопроизводства и включаются в архивный фонд правопреемника.

В случае обнаружения документов, ошибочно включенных в архивный фонд, они выделяются и присоединяются к документам тех архивных фондов, к которым они относятся. Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью физического лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения.

Не подлежат выделению из архивного фонда личного происхождения руководителей или членов общественных объединений архивные документы этих общественных объединений. Архивные документы, сформированные в архивный фонд объединенный архивный фонд , перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается только в случаях обнаружения ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов, при условии, что документы фонда не введены в научный оборот.

Каждому архивному фонду присваивается официальное наименование соответствующего фондообразователя с указанием его подчиненности, всех переименований в хронологической последовательности, а также местонахождения. Наименование объединенного архивного фонда формулируется по одному из следующих признаков:. Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах.

В наименовании архивного фонда указываются его хронологические границы. В наименовании архивной коллекции указываются признаки объединения документов и ее составитель физическое или юридическое лицо.

В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования его архивные документы принимаются в архив как новый архивный фонд или продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда. Основанием для создания новых архивных фондов не являются:. Хронологическими границами архивного фонда являются:.

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск.

Главная Документы 3. Порядок формирования дел в организации Документ не применяется. Порядок формирования дел в организации. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов за исключением особо ценных , а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации

Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования. Премьер-Министр Республики Казахстан Б. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами далее — Правила разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 22 декабря года "О Национальном архивном фонде и архивах" и Законом Республики Казахстан от 7 января года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи". Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда далее — НАФ и других архивных документов ведомственными и частными архивами далее — архив организации.

Документы располагаются в хронологическом порядку от 1 100 или от 100 1

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне

Методические рекомендации отражают: нормативно-методическую базу экспертизы ценности и отбора в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу; состав видов документов по личному составу; принципы и критерии экспертизы ценности документов по личному составу; методику проведения отбора документов по личному составу в государственные, муниципальные архивы. Методические рекомендации предназначены для работников государственных, муниципальных архивов и специалистов организаций.

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Обзор документа. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях далее - Методические рекомендации разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября г. Методические рекомендации разработаны в целях организации применения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях далее - Правила , утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта г. Методические рекомендации призваны обеспечить работников архивов организаций необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивах организации в соответствии с требованиями Правил. Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации далее - организации.

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

Информационно-правовая система нормативных правовых актов Республики Казахстан. Утвердить прилагаемые Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Приложение 1. Лист использования дела. Приложение 2.

Это, по-моему, безоговорочно, этому нас еще в школе учили. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Успех измеряется не тем, насколько далеко ты зашел, а тем, насколько ты удалился от того, с чего начал Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… 10[] 2 ноября , Я тоже делаю снизу вверх. Мне так удобнее. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…. При этом предложения граждан по улучшению работы организации хранятся постоянно в отдельных делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от дат их составления или поступления. Например, план на г. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года действия. Отчеты по их выполнению хранятся в деле последнего года. Переписка может формироваться в пределах срока полномочий, учебного года. В личное дело не включаются копии приказа о наложении наказания, предоставления отпусков, справки и другие документы, так как они группируются отдельно от личных дел в самостоятельные дела и хранятся 3 года документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу. Личные карточки работников Т2 хранятся 3 года.

Например, при хронологическом расположении документов указываются их даты («том 1. 10 января – 15 марта»), при алфавитном ― буквы алфавита («​.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. lingtigoog

    3. Указ Президента України про введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях, затверджений Верховною Радою України, підлягає негайному оголошенню через засоби масової інформації або оприлюдненню в інший спосіб.

  2. kialerslechel

    Отписался . так как последнее время просто разглагольствования о том что и так всем известно .и потому что жульничаете с названиями своих роликов.а по факту в роликах так и не дается ответ на вопрос который вы задекларировали в названии !

  3. raprestnews

    Хотя бы освободили бы людей кто вышел на пенсию от коммунальных услуг, от оплаты общественного транспорта и прочих обдираловок налоги, взносы всякие итд, и то люди уже не с такой ненавистью относились бы к государству

© 2018-2021 pokrov-cherkessk.ru